1- Satın alma departmanı belli bir haddin üzerinde olan alımlar için tedarikçiler ile muhakkak sözleşme yapmalıdır.
2- Mal teslimlerinde, (taşıma irsaliyeli dahil) malı teslim eden kişinin araç plakası, imzası, eğer mümkünse TC kimlik no'su ile TC kimlik kartının ön ve arka fotokopisinin mutlaka alınması.
3- Sevk irsaliyesi dışında ambar teslim fişi ve/veya kantar fişinin muhakkak alınmasını tavsiye ederiz.
4- Hizmet alımlarında ( örneğin montaj hizmeti vb) hizmet alımı süresince fotoğrafla veya benzeri subut delil niteliği taşıyan unsurlarla bu hizmetin alındığının belgelendirilmesi.
5- Hizmet teslimleri araç ile yapılıyorsa, teslimin yapılacağı yere kadar olan mesafede benzin- mazot alımı varsa buna ilişkin fiş veya faturanın ayrıca dosyayla ilişkilendirilmesi.
6- Mail yazışmalarının mutlaka çıktısının alınması. Ve eğer mail yazışmalarında proforma fatura varsa bunun orijinal faturanın altına iliştirilmesi ve hizmet alımının yansıtılması halinde yansıtma faturasının da ayrıca takip edilmesi.